A Avante, distribuidora multimarcas que presta serviços gerenciados de impressão para órgãos do setor público no México, transformou sua operação com o DOQSOFT MPS por meio de uma implementação rápida que levou três semanas.
A Avante é uma distribuidora multimarcas que presta serviços gerenciados de impressão (MPS) para órgãos do setor público no México. Sua operação envolve gerenciar frotas heterogêneas de equipamentos em escritórios distribuídos, manter a disponibilidade contínua do serviço e fornecer relatórios de faturamento aos seus clientes — tudo dentro dos prazos e formatos exigidos pelo setor público.
A equipe da Avante trabalhava com uma ferramenta que não gerava os relatórios de faturamento dentro do prazo. Cada fechamento de período representava um gargalo manual e um risco constante de atraso para o cliente final. Mas o desafio ia além dos relatórios:
Estávamos procurando uma ferramenta fácil de usar que gerasse os relatórios de faturamento dentro do prazo para nossos clientes.
Além disso, a equipe gastava tempo e recursos financeiros excessivos com suporte e reposição de consumíveis. Cada solicitação de suporte era um evento reativo que consumia horas de trabalho da equipe técnica, e as perdas decorrentes do uso inadequado dos consumíveis apareciam como uma despesa oculta no custo operacional — sem visibilidade detalhada para corrigi-las.
Resumindo: três frentes simultâneas. Relatórios que chegavam atrasados ao cliente. Suporte reativo que consumia o tempo da equipe técnica. E materiais de consumo que desapareciam sem que ninguém soubesse para onde.
A Avante avaliou as alternativas disponíveis no mercado e optou pela DOQSOFT MPS por três razões específicas:
A migração para o DOQSOFT MPS foi coordenada exclusivamente pela área técnica da Avante. O restante da organização — e os usuários finais nas instalações do setor público — não perceberam nenhuma interrupção no serviço. Em três semanas, a nova plataforma já estava em produção.
Seis meses após a implementação, os KPIs operacionais da Avante passaram a ser divididos em três dimensões:
O monitoramento e os relatórios proativos eliminaram uma parte significativa dos incidentes que antes chegavam à equipe técnica de forma reativa.
As horas de trabalho da equipe economizadas com a redução do número de tickets foram redirecionadas para serviços de maior valor para os clientes finais.
O DOQSOFT MPS revelou os custos ocultos da frota — especialmente o consumo de toner — e forneceu à Avante o painel de controle necessário para corrigi-los.
Além das métricas, houve uma mudança operacional de fundo: a economia em horas de suporte permitiu dedicar mais tempo a serviços de valor para os clientes finais e, consequentemente, aumentar a satisfação do cliente. O que antes era uma operação reativa passou a ser tempo investido na melhoria do serviço.
Para nós, o MPS significa uma gestão adequada e simplificada de nossa base instalada de equipamentos.
