Pilha educacional Por área Cenários Conformidade Perguntas frequentes
INDÚSTRIA Educação

Do papel ao diploma.
Cada documento do aluno é verificado.

A plataforma de documentos para universidades, institutos, ensino fundamental e médio e bibliotecas. Impressão remota no campus, cotas para alunos, arquivos digitais e fluxos de trabalho acadêmicos — com controles que atendem aos requisitos operacionais da FERPA e do GDPR, bem como às regulamentações regionais nas quais sua instituição atua.

Demonstração institucional Ver o stack educacional
Universidades, ensino fundamental e médio e bibliotecas Ensino Fundamental e Médio · Ensino Superior · Pós-graduação Rastreabilidade auditável
Aluno com acesso à impressão acadêmica segura: liberação por QR, cópia em P&B e crachá
O desafio

O setor educacional ainda
opera com papel.

Enquanto o resto do mundo se digitaliza, as instituições de ensino continuam processando matrículas, históricos escolares e notas manualmente. O custo não é apenas o papel — é o tempo do corpo docente, que não pode se dedicar à sua verdadeira missão: ensinar.

Papel
Grande parte dos processos acadêmicos — matrículas, atas, arquivos — ainda é feita em papel e por meio de digitação manual.
Arquivo
Localizar um arquivo físico de aluno no arquivo central consome minutos preciosos do pessoal acadêmico.
Taxas
A impressão sob demanda com cotas estudantis reduz o consumo de papel, toner e impressões não autorizadas.
1 pilha
Controle de impressão e gestão de documentos acadêmicos em uma única plataforma, conectados de ponta a ponta.
A pilha educacional

Dois universos.
Uma única plataforma.

As instituições de ensino enfrentam dois desafios documentais paralelos: controlar a impressão no campus (alunos, professores, funcionários administrativos) e gerenciar o ciclo de vida dos documentos acadêmicos (matrícula, histórico escolar, certificado, diploma). A DOQSOFT atende a ambos com produtos que se integram entre si.

Universo 01

Impressão no Campus

Controle total da impressão institucional. Taxas para alunos, impressão sob demanda em bibliotecas, quiosques de pagamento, BYOD para celulares e laptops e relatórios financeiros para a tesouraria. Menos consumíveis e menos impressões não autorizadas em todo o campus.

Produtos: Gespage Stratus MPS Hardware
  • Cobrança automatizada por cópia, mensalidades ou tarifas diferenciadas (aluno · professor · visitante)
  • Quiosques de recarga CBOT (em dinheiro com módulo de câmbio ou cartão bancário via Nayax) ou portal da web
  • Impressão pull segura: o documento permanece criptografado até que o aluno se autentique com sua credencial
  • Compatibilidade com várias marcas (HP, Canon, Xerox, Konica, Ricoh) e vários sistemas operacionais (Windows, Mac, iOS, Android)
Universo 02

Gestão documental acadêmica

O ciclo completo do documento do aluno. Captura inteligente de matrículas, arquivos digitais com pesquisa instantânea, fluxos de trabalho para aprovação acadêmica, assinatura eletrônica de atas e arquivo histórico digitalizado.

Produtos: Docuo Chronoscan
  • Captura por OCR + IA de placas de veículos, avaliações, contratos de professores e trâmites administrativos
  • Repositório único com metadados acadêmicos: aluno, período, curso, semestre, campus
  • Fluxos de trabalho configuráveis: pedido de cancelamento de matrícula, mudança de curso, rematrícula, bolsas de estudo, autorizações
  • Assinatura eletrônica nativa (eIDAS) em atas, certificados e comprovantes; para requisitos locais (por exemplo, NOM-151 no México), é integrado um PSC autorizado
Os dois universos estão conectados — um aluno que imprime sua tese na biblioteca fica registrado em seu arquivo digital. Isso rastreabilidade de ponta a ponta integra o controle de impressão e o gerenciamento de documentos em uma única plataforma.
Por área

Cada área da sua instituição,
, possui sua própria configuração.

Uma única implantação do DOQSOFT atende às diferentes áreas da instituição com permissões, métricas e fluxos de trabalho específicos para cada uma delas.

Controle Escolar

Matrículas, notas, histórico escolar, certificados, diplomas. A área com maior volume de documentos — e a primeira a ser afetada quando tudo é em papel.

  • Captura automática de cédulas e atas (Chronoscan)
  • Dossiê digital com histórico completo do aluno
  • Geração em massa de certificados com assinatura eletrônica (eIDAS)
  • Retenção passível de auditoria que ajuda a cumprir os requisitos do RVOE (operação no México)

Direção Acadêmica

Programas educacionais, planos de estudo, convênios e acreditações. Decisões acadêmicas que exigem rastreabilidade e aprovações formais.

  • Fluxos de trabalho para aprovação de programas e acreditações
  • Repositório de planos de estudo com versões
  • Acordos com instituições, com trilha de auditoria completa
  • Relatórios auditáveis para órgãos de acreditação e autoridades educacionais

Bibliotecas e Salas de Informática

Pagamento por impressão, quiosques de recarga, BYOD para alunos. A face visível da impressão no campus, onde a experiência é o que importa.

  • Quiosques físicos da CBOT que aceitam dinheiro (módulo de câmbio) ou cartão bancário (Nayax)
  • Impressão sob demanda segura a partir do celular ou do laptop
  • Planos mensais gratuitos + recargas pré-pagas
  • Tarifas diferenciadas (aluno · aluno externo)

Recursos Humanos - Corpo Docente

Contratos de trabalho de professores, autos de trabalho, avaliações, recibos. Cumprimento das normas trabalhistas com o mesmo rigor que o acadêmico.

  • Integração digital de professores com assinatura eletrônica
  • Histórico profissional completo (currículo, contratos, certificados)
  • Avaliações de professores arquivadas por período
  • Documentação em conformidade com a legislação trabalhista aplicável (por exemplo, LFT e NOM-035 no México)

Administração e Finanças

Tesouraria, faturamento, controle de custos por departamento. Visibilidade financeira das operações de documentação e impressão.

  • Estorno automático por curso, faculdade ou campus
  • Exportação para o seu sistema contábil por meio de formatos padrão; integrações personalizadas por meio de desenvolvimento
  • Relatórios financeiros consolidados de vários campi
  • Auditoria de conformidade orçamentária

TI / Sistemas

Interoperabilidade com seu LMS e SIS por meio de formatos padrão e autenticação com o SSO institucional. Implantação compatível com nuvem ou no local, de acordo com a política da sua instituição.

  • Exportação e troca de dados por meio de formatos padrão (XML, CSV, PDF pesquisável, CMIS, ODBC)
  • SSO com o Microsoft 365, o Active Directory ou o LDAP
  • API documentada do Docuo + integrações personalizadas com LMS/SIS por meio de nossa equipe de Desenvolvimento
  • Implantação na nuvem (Docuo, Gespage Stratus) ou no local (Gespage), de acordo com a política institucional
Cenários reais

Quatro situações típicas
em uma instituição de ensino.

Esses são os processos que mudam mais rapidamente quando uma instituição implementa a plataforma documental DOQSOFT.

01

Matriculação digital sem filas

O aluno envia sua documentação de casa; o Chronoscan extrai os dados automaticamente; o Docuo monta o dossiê e aciona o fluxo de trabalho de aprovação. O que antes exigia várias idas ao balcão agora se resume a 1 clique + 1 assinatura eletrônica.

Mais ágilplaca digital
Sem filasno balcão
Pilha: Chronoscan Docuo
02

O histórico escolar do aluno, na hora

O diretor precisa do histórico escolar completo de um aluno para uma reunião — incluindo matrícula, boletim escolar, notas, punições e bolsas de estudo. Em vez de procurar no arquivo central, com a pesquisa inteligente (texto completo + IA) do Docuo, o histórico escolar completo aparece na tela.

Imediatamentevs. arquivo físico
Rastreávelcada ação auditada
Stack: Docuo
03

Impressão sob demanda na biblioteca

O aluno envia sua tese para impressão a partir de seu laptop pessoal, vai até a biblioteca, aproxima seu crachá do leitor TCM4 e libera o trabalho. Se ninguém vier buscar o documento, ele é excluído automaticamente após o período configurado. Zero papéis esquecidos.

Menos papeltrabalhos não aprovados
Seguroliberação por meio de credencial
Pilha: Gespage TCM4
04

Cobrança por impressão no ensino fundamental e médio

Uma escola primária particular cobra pelos impressos extras dos alunos. Os pais recarregam o saldo por meio de um portal da escola. Cada impressão é descontada automaticamente. O relatório mensal é enviado ao departamento financeiro — sem que o tesoureiro precise lidar com dinheiro vivo.

Sem dinheirona escola
Reconciliadorelatório automático
Pilha: Stratus CBOT
Conformidade regulatória

Conformidade auditável,
, sem trabalho extra para sua equipe.

O setor educacional é um dos mais regulamentados. O DOQSOFT vem pré-configurado com políticas de retenção, criptografia, rastreabilidade e assinatura que atendem aos requisitos de proteção de arquivos acadêmicos e aos padrões internacionais de segurança da informação — além dos marcos regulatórios regionais nos quais sua instituição opera.

Estados Unidos · Processos

FERPA

Oferecemos os controles operacionais — criptografia, controle de acesso por função, trilha de auditoria e assinatura eletrônica — que atendem aos requisitos da FERPA para a proteção dos arquivos educacionais dos alunos. A conformidade formal é determinada por cada instituição por meio de suas políticas; a DOQSOFT fornece a base técnica.

Europa · Global

RGPD

GDPR (Regulamento 2016/679) para instituições com alunos da União Europeia ou acordos europeus: aviso de privacidade integrado, direitos do titular gerenciáveis a partir da plataforma e localização dos dados por região, quando exigido pela regulamentação.

Segurança da informação

ISO 27001 · ENS · RGPD

Estrutura de segurança da informação alinhada às normas ISO 27001, ENS (Esquema Nacional de Segurança) e RGPD. Criptografia em repouso e em trânsito, segregação de locatários, controle de acesso por função e relatórios de auditoria exportáveis — válidos também na implantação em nuvem.

Assinatura eletrônica

eIDAS

Assinatura eletrônica nativa eIDAS (registrada no Ministério da Economia da Espanha) para atas, certificados e comprovantes. Para assinaturas com valor probatório local específico (por exemplo, NOM-151 no México), o Docuo se integra a um PSC autorizado sem perder a cadeia de custódia.

México · Operação regional

SEP · RVOE · NOM-151

Para instituições que operam no México: retenção de documentos de acordo com o convênio da SEP, relatórios para inspeções da RVOE e, para assinatura eletrônica com carimbo de data e hora (NOM-151), integração com um PSC autorizado.

América Latina + Canadá

LFPDPPP · LGPD · PIPEDA

Lei Federal de Proteção de Dados Pessoais (México), Lei Geral de Proteção de Dados (Brasil) e PIPEDA (Canadá): aviso de privacidade integrado, direitos do titular gerenciáveis a partir da plataforma e localização dos dados por país, quando exigido pela regulamentação.

Comece pela sua instituição

Vamos falar sobre a
stack para a sua instituição.

Mais populares

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60 minutos com um especialista do setor educacional. Apresentamos a você a solução adaptada à sua instituição (universidade, ensino fundamental e médio, biblioteca) com seus tipos de documentos e processos.

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Baixe o guia de digitalização acadêmica: normas aplicáveis por região, controles recomendados e roteiro de implementação da DOQSOFT.

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Perguntas frequentes

As perguntas mais frequentes sobre o
nas instituições de ensino.

Se sua dúvida for específica à sua instituição, agende uma ligação — os especialistas do setor educacional da DOQSOFT atendem diretamente.

Quais produtos da DOQSOFT uma universidade ou instituição de ensino precisa?

Depende do caso de uso. Para controle de impressão no campus: Gespage + hardware (CBOT, CMPrint, TCM4). Para gestão documental acadêmica (processos, matrículas, contratos de professores): Docuo + Chronoscan. Para frota administrativa com várias unidades: MPS. A maioria das instituições de médio ou grande porte implementa o conjunto completo, conectando os quatro produtos.

O DOQSOFT ajuda a cumprir a FERPA, o GDPR e as normas educacionais aplicáveis?

A DOQSOFT oferece os controles operacionais — criptografia, controle de acesso por função, trilha de auditoria e assinatura eletrônica — que atendem aos requisitos da FERPA (proteção de registros acadêmicos nos EUA) e do GDPR, bem como aos marcos regulatórios regionais (SEP, RVOE e NOM-151 no México, LFPDPPP e LGPD na América Latina) onde a instituição atua. A conformidade formal é determinada por cada instituição por meio de suas políticas; a DOQSOFT fornece a base técnica. Cada ação relacionada aos registros acadêmicos é auditada e pode ser exportada para inspeções internas ou por autoridades educacionais.

O DOQSOFT é compatível com os sistemas da sua instituição (LMS, SIS, SSO)?

A plataforma exporta e troca informações por meio de formatos padrão (XML, CSV, PDF pesquisável, CMIS, ODBC) e índices por aluno, período e curso, e o Docuo disponibiliza uma API documentada, para que você possa alimentar seu LMS ou SIS. A autenticação se integra ao Microsoft 365, Active Directory, LDAP ou ao SSO institucional. As conexões com um LMS ou SIS específico são realizadas por meio de integração personalizada pela nossa equipe de Desenvolvimento, avaliando a API disponível de cada sistema.

Como funciona a cobrança por impressão para alunos em uma universidade?

O aluno recarrega seu saldo em quiosques físicos da CBOT (em dinheiro, com módulo de câmbio, ou com cartão bancário via Nayax) ou por meio de um portal na web. Cada impressão é deduzida do saldo de acordo com tarifas configuráveis (preto e branco x colorido, frente e verso x frente). Permite tarifas diferentes para alunos, professores e pessoas externas, com relatórios financeiros consolidados para a tesouraria.

Quanto tempo leva para digitalizar o acervo histórico de uma instituição de ensino?

Depende do volume e do estado físico do arquivo; o escopo e o cronograma são definidos na fase de análise. O Chronoscan processa lotes mistos de matrículas, atas, fichas acadêmicas e processos com OCR e IA, extraindo automaticamente os dados do aluno, do período letivo e do curso. O Docuo os arquiva com metadados sem necessidade de captura manual e aplica as políticas de conservação exigidas pela regulamentação aplicável (por exemplo, RVOE no México).

O DOQSOFT funciona em escolas do ensino fundamental e médio, e não apenas em universidades?

Sim. A solução é implantada em creches, escolas de ensino fundamental e médio — tanto privadas quanto públicas. Para o ensino fundamental e médio (K-12), a solução é adaptada: normalmente, o Gespage Stratus (na nuvem) para o gerenciamento de impressão + o Docuo para os arquivos dos alunos. A integração com a plataforma educacional da instituição (por exemplo, via Microsoft 365) é realizada de acordo com a API disponível.

Os alunos podem imprimir a partir de seus celulares ou laptops pessoais (BYOD)?

Sim, BYOD nativo. Os alunos enviam trabalhos a partir do Windows, macOS, Linux, iOS e Android — sem precisar instalar drivers nem VPN. O trabalho fica armazenado e criptografado na nuvem até que o aluno se autentique na impressora física com sua credencial RFID, PIN ou aplicativo móvel. Zero papéis esquecidos e controle de acesso a cada documento impresso.