Pila notarial Por área Cenários Conformidade Perguntas frequentes
INDÚSTRIA Cartórios

Da assinatura ao protocolo.
Cada ato tem valor probatório.

A plataforma documental para o notariado latino e os fedatários de direito civil: digitalização do protocolo histórico com IA, pesquisa inteligente no arquivo notarial, fluxos de trabalho (assinatura → registro → arquivamento → entrega de cópia autenticada) e apoio à conservação com valor probatório (por exemplo, NOM-151 no México por meio de PSC externo) — para cartórios notariais e de registro civil do México, Brasil, Argentina, Colômbia, Chile e Espanha.

Demonstração notarial Ver a pilha notarial
Notários e cartórios na América Latina Apoio à conservação com valor probatório Pesquisa histórica imediata
Fedataria revisando documentos com controle de acesso e rastreabilidade
O desafio

Você perceberia que elas estão crescendo.
Adegas que já não cabem mais.

Todos os anos, o cartório acrescenta escrituras ao protocolo — e, a cada ano, o depósito físico fica cada vez mais cheio. Localizar uma escritura antiga pode levar dias. As cópias autenticadas para processos sucessórios são preparadas manualmente. O cliente liga para perguntar onde está seu processo porque ninguém sabe responder. Três formas diferentes de perder tempo que, em 2026, nenhum titular sério defende.

Adega
Grande parte do acervo notarial histórico ainda se encontra em papel, em depósitos físicos de cartórios e escritórios de notários.
Dias
Localizar um documento no acervo físico do arquivo pode levar dias de trabalho de um arquivista vasculhando os volumes.
Décadas
O arquivo de um cartório já estabelecido acumula décadas de atos — e cresce sem parar a cada ano.
1 pilha
Digitalização, pesquisa de protocolos e fluxos de trabalho de tramitação em uma única plataforma, conectada de ponta a ponta.
A pilha notarial

Quatro capacidades.
Um único motor documental.

O mecanismo que automatiza todo o ciclo do documento notarial — desde a digitalização do protocolo histórico até a entrega da cópia autenticada ao cliente, com registro de auditoria completo e suporte à conservação com valor probatório (por meio de PSC externo) em cada etapa.

Capacidade 01

Digitalização do protocolo

Transforme décadas de volumes físicos em um arquivo digital indexado. O Chronoscan processa lotes mistos com OCR + IA, extraindo automaticamente folios, outorgantes, datas e tipos de ato — sem necessidade de captura manual.

Produtos: Chronoscan Docuo
  • Digitalização por OCR + IA de escrituras, procurações, testamentos e atas — inclusive documentos antigos com tinta desbotada
  • Extração automática do número da folha, do volume, do outorgante, do beneficiário, do tipo de ato e da data
  • Processamento de lotes mistos (escritos de diferentes épocas, formatos e tipos de letra)
  • Cadeia de custódia, desde a digitalização até o arquivo digital indexado
Capacidade 02

Repositório + pesquisa inteligente

Seu protocolo completo em uma única fonte confiável. Metadados notariais nativos e pesquisa inteligente (texto completo + IA) que fornecem resultados imediatamente — e não depois de dias de espera.

Produtos: Docuo
  • Metadados completos: volume, livro, folha, outorgante, beneficiário, tipo de ato, data, status do registro
  • Pesquisa por nome, número de identificação fiscal, período, tipo de ato ou cláusula específica do corpo do documento
  • Filtros avançados: status do registro, valor, jurisdição, escrivão responsável
  • Acesso por função com separação entre titulares — garantia do sigilo profissional notarial
Capacidade 03

Fluxos de trabalho de tramitação

Cada ato notarial acompanhado desde a assinatura até a entrega — sem planilhas, sem ligações para perguntar “onde está”. Status visível em tempo real e registro de auditoria completo de cada etapa.

Produtos: Docuo
  • Fluxo de trabalho configurável: redação → revisão → assinatura → registro → arquivamento → entrega da cópia autenticada
  • Status visível para o responsável, redatores e atendimento ao cliente — todos sabem em que etapa se encontra cada processo
  • Notificações automáticas em cada etapa (internas e para o cliente concedente)
  • Registro de auditoria completo de cada alteração, aprovação ou emissão
Capacidade 04

Cópias autenticadas + registro de auditoria

Gera cópias autenticadas com selo digital e registro completo. Cada cópia é registrada — quem a solicitou, quem a emitiu, quando e para que finalidade. Marca d’água em cada folha impressa com a identidade do emissor.

Produtos: Docuo Gespage
  • Geração de cópias autenticadas a partir do arquivo digital, com selo e dados do notário emissor
  • Marca d’água com identidade, data e finalidade em cada folha impressa para uso externo
  • Registro de auditoria completo de cada cópia emitida (solicitante, finalidade, data de emissão)
  • Impressão remota segura de rascunhos confidenciais — testamentos em elaboração, escrituras não assinadas
Por área

Cada área do cartório,
, possui sua própria configuração.

Uma única implantação do DOQSOFT atende às áreas do cartório com permissões, métricas e fluxos de trabalho específicos. Mais rigorosa na redação e no protocolo, mais ágil no atendimento ao cliente e nos registros.

Concedentes e Atendimento ao Cliente

Recepção, agendamento, identificação e digitalização de documentos do outorgante. A porta de entrada para o processo — e a imagem pública do cartório.

  • Digitalização de documentos de identificação e comprovantes
  • Agenda integrada com a disponibilidade do notário titular e dos associados
  • Status visível do andamento do processo do cliente em tempo real
  • Solicitação digital de cópias autenticadas com rastreamento

Redação e Assessoria

Rascunhos de escrituras, modelos inteligentes, assessoria jurídica aos outorgantes. A área que gera o resultado mais valioso do cartório — e a que mais sofre com a falta de controle de versões.

  • Modelos inteligentes com cláusulas opcionais por tipo de ato
  • Fluxo de trabalho de revisão e aprovação com assinaturas obrigatórias
  • Impressão sob demanda segura de rascunhos confidenciais
  • Controle de versão imutável de cada modificação

Protocolo e Numeração de Páginas

Controle do livro, sequência de folhas numeradas, integridade do protocolo. A espinha dorsal da fé pública notarial — onde um erro ou uma alteração compromete tudo.

  • Numeração sequencial com integridade imutável
  • Controle de volumes e livros com metadados completos
  • Registro de auditoria de cada acesso ou tentativa de modificação
  • Apoio à conservação com valor probatório (por exemplo, NOM-151 no México por meio de PSC externo)

Arquivo e Pesquisa

Arquivo histórico digitalizado, índices e pesquisa inteligente (texto completo + IA). O recurso que multiplica a produtividade ao digitalizar o protocolo — e que determina se o investimento vale a pena.

  • Pesquisa inteligente (texto completo + IA) em todo o arquivo histórico
  • Filtros avançados por autor, data, tipo de ato, jurisdição
  • Visão cronológica do protocolo com o processo do outorgante
  • Armazenamento com redundância e backups auditáveis

Registros e Trâmites

Inscrição nos registros públicos aplicáveis (por exemplo, RPP/SAT no México, registro de imóveis no Brasil, registro de propriedade ou comercial em outras jurisdições) e acompanhamento do andamento do processo. A etapa em que a escritura sai do controle do cartório — e onde mais se perdem as cópias e se descumprem os prazos.

  • Fluxo de trabalho desde a assinatura até o registro oficial
  • Acompanhamento do andamento do registro no órgão público competente
  • Notificações automáticas ao cliente e ao titular
  • Arquivo do processo completo com documentos comprovativos anexados

TI / Sistemas

API documentada do Docuo e formatos padrão para intercâmbio com seus sistemas notariais e de registro. As conexões específicas são desenvolvidas sob medida, por projeto, por meio de nossa equipe de Desenvolvimento.

  • API documentada do Docuo + formatos padrão (XML, CSV, PDF pesquisável)
  • Integrações personalizadas com sistemas de gestão notarial e registros públicos, por projeto
  • SSO com o Active Directory, o Entra ID ou o diretório do cartório
  • O Docuo é um SaaS na nuvem; oferecemos opções de implantação no local. Entre em contato conosco
Cenários reais

Quatro situações típicas
em um cartório moderno.

Estes são os processos que mudam mais rapidamente quando um cartório implementa a pilha de soluções DOQSOFT.

01

De dias na adega a uma consulta imediata

O cliente chega ao cartório em busca de uma escritura lavrada há décadas, para dar início a um processo sucessório. Antes: dias de trabalho de um arquivista vasculhando o depósito. Agora: pesquisa inteligente no Docuo pelo nome do outorgante, data e tipo de ato — a escritura completa aparece na tela imediatamente, pronta para a emissão de uma cópia autenticada.

Imediatapesquisa histórica
Acessívelarquivo indexado
Pilha: Chronoscan Docuo
02

Acompanhamento do processo, desde a assinatura até a entrega

A escritura de compra e venda é assinada, encaminhada para registro no cartório, retorna com o registro, é arquivada e uma cópia autenticada é entregue ao comprador. Antes: três ligações para o cliente perguntando em que andava o processo. Agora: status visível em tempo real para o titular, redatores e atendimento ao cliente — e notificações automáticas ao outorgante a cada etapa. Zero ligações perdidas, registro de auditoria completo do processo.

Zero“cadê meu processo?”
Completotrilha de auditoria
Stack: Docuo
03

Geração de cópias autenticadas em série

O escritório do cliente solicita cópias autenticadas para os herdeiros em um processo sucessório. O Docuo localiza a escritura original, prepara as cópias com o selo digital do tabelião, registra cada cópia emitida com a finalidade e o solicitante, e imprime com marca d’água de identificação. O que antes ocupava boa parte do dia da equipe agora é resolvido em uma fração do tempo — com registro de auditoria de cada cópia.

Em sériecópias autenticadas
Traçadacada cópia registrada
Stack: Docuo Gespage
04

Digitalização em grande escala do protocolo histórico

O projeto inicial. O cartório, com décadas de atividade e milhares de escrituras armazenadas em arquivo, dá início à digitalização em massa: scanners no local; o Chronoscan processa lotes com OCR + IA, extraindo números de folha e outorgantes; o Docuo os arquiva com metadados completos. Um projeto em fases, dimensionado de acordo com o volume — e o arquivo histórico fica acessível para sempre.

Digitalizaçãodigitalização em grande escala do protocolo
Por etapasdimensionado de acordo com o volume
Pilha: Chronoscan Docuo
Conformidade regulatória

Os controles exigidos pelo documento de fé pública
notarial.

A conformidade de um cartório não se compra — constrói-se. A DOQSOFT oferece a base necessária para a fé pública notarial (auditoria completa, controle granular de acesso, suporte à conservação com valor probatório por meio de PSC externo e assinatura eletrônica com valor legal), e você a aplica à sua jurisdição e aos seus atos. Funciona igualmente bem para cartórios no México, cartórios no Brasil, escritórios de notariado na Argentina ou notários de direito civil na Colômbia, no Chile ou na Espanha.

Auditoria contínua

Rastreabilidade completa

Cada ação — visualização, modificação, aprovação, emissão de cópia, acesso ao protocolo — é registrada em um log de auditoria completo. Estrutura de segurança da informação alinhada às normas ISO 27001, ENS (Esquema Nacional de Segurança) e RGPD, com criptografia em repouso e em trânsito.

Conservação documental

Retenção e conservação auditáveis

Políticas de retenção configuráveis por tipo de ato (testamentos: indefinida; escrituras de propriedade: longo prazo; outros: conforme a legislação local), versões imutáveis e cadeia de custódia auditável. Atende aos requisitos de conservação de documentos do notariado latino e dos fedatários de direito civil.

Sigilo profissional

Confidencialidade notarial

O sigilo profissional notarial é uma obrigação do cartório, não uma certificação de software. O DOQSOFT oferece suporte aos controles operacionais exigidos por essa obrigação: RBAC granular por tipo de ato e outorgante, segregação lógica entre titulares, registro de auditoria completo e marca d’água de identidade em cada cópia impressa.

Privacidade na América Latina

Dados pessoais protegidos

Para dados confidenciais do titular: aviso de privacidade integrado, direitos do titular gerenciáveis e registro de auditoria de cada acesso. Atende aos requisitos operacionais da LGPD (Brasil), da LFPDPPP (México) e de leis equivalentes da Argentina, Colômbia, Chile e outras jurisdições latino-americanas.

Europa

RGPD + RGPD do Reino Unido

Para notários civis europeus ou quando o cartório atende clientes residentes na UE/Reino Unido: fluxos de trabalho relacionados ao DSAR, minimização de dados, direito ao apagamento e trilha de auditoria. Acordo de Tratamento de Dados (DPA) e compromissos contratuais com subcontratados disponíveis.

Assinatura eletrônica

Assinatura com valor legal

Assinatura eletrônica nativa eIDAS (registrada no Ministério da Economia da Espanha) — válida na UE e reconhecida por reciprocidade. A assinatura com valor probatório específico da legislação local não é nativa: para requisitos como a NOM-151 no México (ou seus equivalentes no Brasil, na Argentina, na Colômbia ou em outras jurisdições), o Docuo se integra ao seu Prestador de Serviços de Certificação (PSC) autorizado sem perder a cadeia de custódia.

Comece com o seu cartório

Vamos falar sobre a
stack para o seu cartório.

Mais populares

Demonstração notarial

60 minutos com um especialista do setor notarial. Apresentamos a digitalização do protocolo histórico, a pesquisa inteligente em escrituras e os fluxos de trabalho de tramitação — adaptados ao seu cartório, jurisdição e sistema de gestão atual.

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Recurso gratuito

Guia setorial

Baixe o guia “Digitalização do protocolo notarial — notariado latino 2026”: considerações de acordo com o porte do cartório, integração com assinatura com valor probatório (por exemplo, NOM-151 no México) por meio de PSC externo e roteiro recomendado pela DOQSOFT.

Baixar o guia em PDF PDF · 26 páginas · Grátis
Perguntas frequentes

As perguntas mais frequentes sobre
nos cartórios.

Se sua dúvida for específica ao seu cartório ou jurisdição, agende uma ligação — os especialistas do setor notarial da DOQSOFT atendem diretamente.

Quais produtos da DOQSOFT um cartório precisa?

O sistema de gestão documental notarial é composto por dois produtos: o Chronoscan, para captura inteligente com OCR + IA (especialmente útil para a digitalização em massa do protocolo histórico), e o Docuo, para o repositório do protocolo, os fluxos de trabalho de tramitação, a geração de cópias autenticadas e o registro de auditoria completo. De forma opcional e secundária, o Gespage é incorporado quando o cartório necessita de impressão segura (pull printing ) de rascunhos confidenciais (escrituras em preparação, testamentos) ou de marca d’água de identificação em cópias impressas.

Como digitalizar o protocolo histórico de um cartório com 30 anos de arquivo?

Um cartório com décadas de atividade acumula grandes volumes de escrituras físicas distribuídas em centenas de volumes. O processo com o DOQSOFT é o seguinte: digitalização em massa com scanners nas instalações ou no local (mantendo a ordem física do protocolo); o Chronoscan processa os lotes com OCR + IA, extraindo automaticamente o folio, o outorgante, o beneficiário, o tipo de ato e a data; e o Docuo os arquiva com metadados completos e os indexa para pesquisa inteligente. O projeto é dimensionado por volume e executado em fases por uma equipe dedicada. O importante: o protocolo físico permanece íntegro — o que se obtém é uma cópia digital indexada com valor de consulta e backup.

Como se conserva o arquivo digital com valor probatório normativo (NOM-151)?

A conservação com valor probatório normativo no México é regida pela norma NOM-151, que exige assinatura eletrônica avançada com carimbo de data e hora emitido por um Prestador de Serviços de Certificação autorizado pela Secretaria da Economia. O DOQSOFT não inclui assinatura eletrônica nativa com validade NOM-151 — mas se integra a fornecedores especializados (PSC autorizados) sem perder a cadeia de custódia. O fluxo: o documento digitalizado é enviado ao PSC para selagem de data e hora, retorna com o comprovante de conservação NOM-151, e o Docuo o arquiva com o comprovante anexado e o registro de auditoria de cada etapa. Para jurisdições fora do México (Brasil, Argentina, Espanha etc.), o procedimento é semelhante com os provedores locais de assinatura com valor probatório.

Como a DOQSOFT garante a confidencialidade das escrituras e o sigilo profissional notarial?

O sigilo profissional notarial é uma obrigação do cartório, não uma certificação de software. O DOQSOFT oferece suporte aos controles operacionais exigidos por essa obrigação: controle de acesso baseado em funções (RBAC) granular por tipo de ato, outorgante ou cliente; segregação lógica entre cartórios em escritórios com múltiplos titulares; registro de auditoria completo de cada visualização ou acesso a uma escritura; marca d’água de identidade em cada folha impressa ou cópia autenticada emitida; retenção configurável e criptografia robusta em repouso e em trânsito. Esses controles são os mesmos que a área de conformidade do cartório audita diante de uma solicitação de informações ou de um incidente.

Como se faz uma busca por um documento específico em um arquivo digitalizado de 30 anos?

Uma vez digitalizado e indexado o protocolo histórico, a pesquisa no Docuo permite vários critérios: por fólio, tomo ou livro; por nome do outorgante ou beneficiário (mesmo com correspondências parciais); por identificador fiscal ou documento de identidade; por tipo de ato (compra e venda, procuração geral, testamento, constituição de sociedade, etc.); por intervalo de datas; ou por cláusula específica pesquisada no corpo do documento (busca inteligente de texto completo + IA). O que antes levava dias em um arquivo físico passa a ser uma consulta imediata na tela.

Como funcionam os fluxos de trabalho de tramitação — desde a assinatura até a entrega?

Cada ato notarial segue um fluxo de trabalho configurável que normalmente abrange: elaboração do rascunho → revisão interna → agendamento e assinatura do outorgante → certificação do notário → registro no órgão competente (por exemplo, RPP/SAT no México; registro de imóveis e CNJ no Brasil; registro de propriedade ou comercial em outras jurisdições) → arquivamento no protocolo → emissão de cópia autenticada para o cliente. Em cada etapa, o sistema mantém um status visível (o titular, os redatores e o atendimento ao cliente sabem em que ponto cada processo se encontra), notificações automáticas e um registro de auditoria completo de cada alteração ou aprovação. Não há mais ligações perguntando “onde está minha escritura”.

O DOQSOFT é compatível com os sistemas de gestão notarial existentes e com os registros públicos?

Sim, por meio de formatos padrão e uma API documentada. O Docuo disponibiliza uma API documentada, e a pilha de sistemas troca informações em XML, CSV e PDF pesquisável, com índices por outorgante, folio e data. As conexões específicas a um sistema de gestão notarial (os SGNs comuns no México, Brasil, Espanha e outros mercados de direito civil) ou a registros públicos eletrônicos (por exemplo, o RPP no México, o registro de imóveis no Brasil e registros equivalentes em outras jurisdições) são resolvidas por meio de integração personalizada realizada por nossa equipe de Desenvolvimento, caso a caso, avaliando a API disponível de cada sistema. A autenticação é integrada ao Active Directory, ao Entra ID ou ao SSO interno do cartório.