Stack de la agencia Por área Escenarios Cumplimiento FAQ
INDUSTRIA Agencias de autos

Del primer contacto a la entrega de llaves.
Cada documento del cliente, protegido.

La plataforma documental e impresión segura para agencias y grupos automotrices. Pull printing con badge RFID en el piso de ventas, Print2Me para tu equipo de ventas y F&I, audit log de cada impresión y el deal jacket digital de cada operación — con los controles que soportan los requisitos operacionales de GLBA, la FTC Safeguards Rule y GDPR, y los marcos regionales donde tu agencia opera.

Demo para agencias de autos Ver el stack de la agencia
Agencias y grupos automotrices multimarca GLBA · FTC Safeguards · GDPR Datos del cliente cifrados y auditados
Asesor de agencia de autos entregando las llaves de un vehículo con la documentación de la operación protegida
El reto

Una agencia se mueve
sobre montañas de papel.

Cada operación deja un rastro de documentos con datos financieros del cliente: solicitudes de crédito, identificaciones, comprobantes, contratos de compraventa y seguro. En un piso de ventas de acceso público, esas hojas terminan olvidadas en la bandeja de impresión, en escritorios y hasta en la basura. La fuga de información del cliente más común no es un hackeo — es una hoja de papel.

Papel
Un contrato o una solicitud de crédito con datos del cliente olvidada en la bandeja, en un piso de ventas abierto al público, es la fuga más común — y la que exige la FTC Safeguards Rule prevenir.
Deal jacket
Reunir el expediente físico de una operación —factura, contrato, ID, seguro, orden de servicio— para una auditoría o un reclamo consume horas de trabajo administrativo.
RFID
El pull printing con badge reduce las impresiones no autorizadas y los contratos abandonados en el showroom, la oficina de F&I y el mostrador de servicio.
1 stack
Impresión segura y gestión documental de la operación en una sola plataforma, conectadas de extremo a extremo — del showroom al taller.
El stack de la agencia

Dos universos.
Una sola plataforma.

Una agencia tiene dos retos documentales paralelos: blindar la impresión de información financiera del cliente (contratos, solicitudes de crédito, IDs) y gestionar el ciclo de vida del expediente de cada operación (cotización, compraventa, F&I, entrega, servicio). DOQSOFT cubre ambos con productos que se conectan entre sí.

Universo 01

Impresión segura en el piso

Cero contratos con datos financieros del cliente olvidados en la bandeja. Pull printing con badge RFID en el showroom, la oficina de F&I y el taller, Print2Me para el personal que se mueve por la agencia, e impresión trazada con audit log de quién imprime qué documento del cliente (nombre, documento, fecha, hora y estación).

Productos: Gespage Hardware RFID MPS
  • Pull printing seguro: el contrato o la solicitud de crédito espera cifrado hasta que el usuario acerca su gafete RFID al lector TCM4
  • Print2Me — cola virtual única por asesor, libera donde sea más cómodo (showroom, F&I, caja, entrega)
  • Audit log con nombre del usuario, documento, fecha, hora y estación — trazabilidad de la información del cliente sin DLP externo
  • Reglas de impresión por área: confidencialidad reforzada en F&I y crédito, control de costos por sucursal y por vendedor
Universo 02

Deal jacket digital

La gestión documental de cada operación — de la cotización a la posventa. Captura inteligente de identificaciones, comprobantes y contratos de crédito, expediente único de cliente y unidad, búsqueda instantánea por VIN o número de operación, con workflows de aprobación de F&I y firma electrónica nativa.

Productos: Docuo Chronoscan
  • Captura por OCR + IA de identificaciones, comprobantes de ingresos, contratos de compraventa, pólizas de seguro y órdenes de servicio
  • Expediente único con metadatos de la operación: cliente, VIN, número de operación, asesor, sucursal, estatus
  • Workflows configurables: aprobación de crédito de F&I, autorización de descuento, entrega de unidad, garantía y posventa
  • Firma electrónica nativa (eIDAS) en contratos y autorizaciones; para requisitos locales (p. ej. NOM-151 en México) se integra un PSC autorizado
Los dos universos están conectados — cada hoja impresa con datos del cliente queda registrada en el expediente de la operación con quién la generó. Esa trazabilidad de extremo a extremo conecta la impresión segura y el deal jacket en una sola plataforma.
Por área

Cada área de la agencia,
con su propia configuración.

Un mismo despliegue de DOQSOFT atiende a los distintos departamentos de la agencia con permisos, métricas y políticas de impresión específicas para cada uno. Más estricto en F&I y crédito, más ágil en servicio y refacciones.

Ventas y Showroom

Cotizaciones, hojas de prospección, comparativos y contratos de compraventa. El asesor imprime decenas de documentos al día en un piso de acceso público — muchos con datos del cliente.

  • Pull printing con badge RFID en el piso de ventas
  • Print2Me — el asesor libera donde le quede más cerca
  • Impresión trazada: audit log con su nombre, documento, fecha y hora
  • Apertura del deal jacket con metadatos de cliente y unidad (VIN)

F&I — Finanzas y Seguros

Solicitudes de crédito, comprobantes de ingresos, identificaciones, contratos de crédito y pólizas de seguro. El corazón de la información financiera no pública del cliente — y del cumplimiento GLBA.

  • Captura digital de ID, comprobantes y solicitudes con OCR e IA
  • Impresión segura reforzada: acceso restringido por rol de F&I
  • Contratos de crédito y compraventa con firma electrónica nativa (eIDAS)
  • Audit trail completo de quién accede y quién imprime cada documento

Servicio y Taller

Órdenes de servicio, hojas de inspección multipunto, presupuestos de reparación, autorizaciones del cliente y garantías. Documentación operativa que debe estar disponible y trazable.

  • Impresión segura desde recepción de servicio y bahías del taller
  • Captura de órdenes, inspecciones y autorizaciones firmadas
  • Print2Me para asesores de servicio que rotan entre bahías
  • Expediente de servicio del vehículo indexado por VIN e historial

Refacciones

Facturas de partes, notas de mostrador, vales de almacén, remisiones a talleres externos. Alto volumen de impresión transaccional que conviene medir y controlar por costo.

  • Impresión controlada con cuotas y reglas por usuario y mostrador
  • Monitoreo del costo de impresión del área con MPS
  • Captura y archivo de facturas y remisiones con OCR
  • Salida en formatos estándar para alimentar tu inventario/DMS

Administración y Caja

Facturación, recibos, conciliaciones, expedientes de personal y trámites con financieras. El back office que cierra cada operación y responde ante auditorías internas.

  • Facturación e impresión segura de comprobantes y recibos
  • Archivo del deal jacket completo por operación, cliente y VIN
  • Onboarding y expediente laboral del personal con firma electrónica
  • Reportes de auditoría exportables de acceso e impresión

TI / Sistemas

Intercambio con tu DMS y portales de crédito mediante formatos estándar, y autenticación con el SSO de la agencia. Despliegue compatible con cloud u on-prem según la política del grupo.

  • Exportación e intercambio con tu DMS vía formatos estándar (XML, CSV, PDF buscable)
  • Integraciones a tu DMS, portales de crédito o aseguradoras a la medida vía nuestro equipo de Desarrollo
  • SSO con Active Directory, LDAP o el SSO de la agencia
  • Índices por cliente, VIN y número de operación para alimentar tus sistemas
Escenarios reales

Cuatro escenarios típicos
en una agencia de autos.

Estos son los procesos que cambian más rápido cuando una agencia implementa el stack DOQSOFT.

01

Pull printing con badge RFID en el piso de ventas

El asesor envía contratos y solicitudes de crédito desde su estación o tablet. Las hojas no se imprimen hasta que acerca su gafete RFID al lector TCM4. Si nadie las libera en unas horas, se eliminan automáticamente y queda registro. Cero contratos con datos del cliente abandonados en la bandeja de un showroom abierto al público.

Segurorelease por badge RFID
Auto-purgatrabajos no liberados
Stack: Gespage TCM4 RFID
02

Impresión trazada de documentos de F&I

Cada contrato o solicitud de crédito que se imprime queda registrado en el audit log con el nombre del usuario que lo imprimió, documento, fecha, hora y estación. Si una hoja con información financiera del cliente sale de la agencia, compliance sabe de inmediato quién y cuándo. Investigación de incidentes de fuga de datos sin DLP externo y sin proyectos forenses costosos.

Trazablequién y cuándo imprimió
Sin DLPexterno
Stack: Gespage
03

Print2Me para el asesor que cierra la venta

El asesor envía sus impresiones desde la tablet, sin elegir impresora — todo va a su cola virtual personal. Si está en el showroom libera ahí, si pasa a F&I libera en esa oficina, si acompaña la entrega libera en el área de entrega. Una sola cola que lo sigue por toda la agencia sin pelearse con drivers.

1 colatoda la agencia
Sin driverspor impresora
Stack: Gespage TCM4
04

El deal jacket completo, al instante

Ante una auditoría, un reclamo o una recompra, alguien necesita el expediente completo de una operación — factura, contrato, ID, comprobantes, póliza, órdenes de servicio. En vez de buscar en el archivo físico, con la búsqueda inteligente (full-text + IA) de Docuo aparece el deal jacket completo en pantalla por cliente o VIN, con línea de tiempo de la operación.

Al instantevs archivo físico
Por VINo número de operación
Stack: Docuo Chronoscan
Cumplimiento normativo

Cumplimiento auditable,
sin trabajo extra para tu equipo.

Una agencia maneja información financiera no pública de sus clientes, así que está sujeta a regulaciones estrictas de protección de datos. DOQSOFT viene preconfigurado con las políticas de retención, cifrado, trazabilidad y firma que soportan esos requisitos y los estándares internacionales de seguridad de la información — para agencias de autos de un solo punto o grupos con operación multinacional.

Estados Unidos · Datos financieros

GLBA & FTC Safeguards Rule

Las agencias son tratadas como instituciones financieras bajo la GLBA. Aportamos los controles operacionales —cifrado, control de acceso por rol y audit trail de impresión— que soportan los requisitos de la GLBA y la FTC Safeguards Rule para proteger la información no pública del cliente. El cumplimiento formal lo determina cada agencia.

Estados Unidos · FTC

Soporte a la Red Flags Rule

La captura y el archivo controlado de identificaciones y comprobantes, con audit trail y control de versiones, apoyan los programas de prevención de robo de identidad que exige la Red Flags Rule de la FTC. DOQSOFT provee la base técnica y la trazabilidad; el programa de detección lo define cada agencia.

Europa · Global

GDPR

GDPR (Reglamento 2016/679) para agencias con clientes de la Unión Europea o grupos con operación europea: aviso de privacidad integrado, derechos del titular gestionables desde la plataforma y residencia de datos por región cuando la regulación lo exija.

Seguridad de la información

ISO 27001 · ENS · RGPD

Base de seguridad de la información alineada a ISO 27001, ENS (Esquema Nacional de Seguridad) y RGPD. Cifrado en reposo y en tránsito, separación de tenants, controles de acceso por rol y reportes de auditoría exportables — válidos también en despliegue cloud.

México · Operación regional

LFPDPPP · NOM-151

Para agencias que operan en México: LFPDPPP (protección de datos personales del cliente) con aviso de privacidad integrado y derechos del titular gestionables; y, para firma electrónica con sello de tiempo (NOM-151) en contratos, integración con un PSC autorizado.

LATAM + Canadá

LGPD · PIPEDA

Lei Geral de Proteção de Dados (Brasil) y PIPEDA (Canadá): aviso de privacidad integrado, derechos del titular gestionables desde la plataforma y residencia de datos por país cuando la regulación lo exija.

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Más popular

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60 minutos con un especialista. Te mostramos el stack adaptado a tu operación (agencia, grupo multimarca, agencia independiente) con tus tipos de documentos y áreas críticas — ventas, F&I, servicio y refacciones.

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Preguntas frecuentes

Lo que más preguntan
las agencias y los grupos.

Si tu pregunta es específica de tu operación, agenda una llamada — los especialistas de DOQSOFT atienden directo.

¿Qué productos de DOQSOFT necesita una agencia de autos?

Depende del enfoque. Para impresión segura en el piso de ventas y el taller (badge RFID, pull printing, Print2Me, audit log de impresión): Gespage on-prem + hardware (CMPrint, TCM4). Para el deal jacket digital y el expediente de cliente y unidad: Docuo + Chronoscan. Para administrar la flota de impresión de la agencia o de un grupo con varias sucursales de forma centralizada: MPS. Las agencias medianas y los grupos implementan los dos universos integrados.

¿DOQSOFT ayuda a cumplir con GLBA, la FTC Safeguards Rule y la protección de datos del cliente?

Como las agencias manejan información financiera no pública de sus clientes (solicitudes de crédito, comprobantes, identificaciones), en Estados Unidos son sujetos de la GLBA y la FTC Safeguards Rule. DOQSOFT aporta los controles operacionales —cifrado, RBAC, audit trail de impresión y firma electrónica— que soportan esos requisitos, así como GDPR y los marcos regionales (LFPDPPP en México, LGPD en Brasil) donde la agencia opera. El cumplimiento formal lo determina cada agencia con sus políticas; DOQSOFT provee la base técnica y auditable.

¿Cómo funciona el pull printing con badge RFID en una agencia?

El asesor de ventas, el gerente de F&I o el personal de servicio envía un documento (contrato, solicitud de crédito, orden de servicio) desde cualquier estación, tablet o celular. El trabajo queda cifrado en cola hasta que el usuario se autentica en la impresora más cercana acercando su gafete RFID al lector TCM4. Cero contratos olvidados con datos financieros del cliente sobre la bandeja en un piso de ventas de acceso público.

¿Cómo rastrea DOQSOFT quién imprime cada documento del cliente?

Cada trabajo de impresión queda registrado en el audit log de Gespage con el nombre del usuario que lo imprimió, el documento, fecha, hora y estación. Si un contrato o una solicitud de crédito con datos del cliente sale de la agencia, se puede rastrear de inmediato quién y cuándo lo imprimió. Es una herramienta clave para los responsables de compliance y auditoría interna de la agencia para investigar fugas de información financiera sin recurrir a sistemas externos de DLP.

¿Qué es Print2Me y cómo lo usa el personal de la agencia?

Print2Me es una cola virtual única por usuario. El asesor envía sus impresiones (cotizaciones, contratos, órdenes) sin elegir impresora — todas van a una sola cola personal. Después libera el documento donde le quede más cómodo: en el piso de ventas, en la oficina de F&I o en la entrega de la unidad. Particularmente útil para el personal que se mueve entre showroom, F&I, caja y taller durante una misma operación.

¿Se integra DOQSOFT con mi DMS (Dealer Management System)?

El stack exporta e intercambia información mediante formatos estándar (XML, CSV, PDF buscable) e índices por cliente, VIN, número de operación y fecha, lo que permite alimentar tu DMS. La autenticación de la impresión se integra con Active Directory, LDAP o el SSO de la agencia. Las conexiones a un DMS específico o a portales de crédito y aseguradoras se resuelven como integración a la medida a través de nuestro equipo de Desarrollo, evaluando la API disponible de cada sistema.

¿Cuánto tiempo toma digitalizar el archivo de operaciones de una agencia?

Depende del volumen y la antigüedad del archivo; se define un alcance y cronograma en la fase de análisis. Chronoscan procesa lotes mixtos de contratos, solicitudes de crédito, identificaciones y facturas con OCR e IA, extrayendo el cliente, el VIN y el número de operación automáticamente. Docuo los archiva con metadatos sin captura manual y aplica las políticas de conservación de expedientes que la agencia requiera.